Toetsingskamer

Op de vergadering van de CME worden studies besproken die ten laatste 7 werkdagen voordien ingediend werden.

Het is belangrijk om een dossier volledig in te dienen. De checklist die telkens vooraan het aanvraagformulier beschikbaar is, dient als leidraad om het dossier correct samen te stellen. Gelieve ervoor te zorgen dat alle documenten uit de checklist aanwezig zijn alvorens het dossier in te dienen. Bijkomende informatie is per studie terug te vinden op de pagina Studiedossier samenstellen.

Onvolledige indieningsdossiers en studies die na de deadline toegestuurd worden, zullen verdaagd worden naar de volgende vergadering.

Na de vergadering zal het advies van de CME via e-mail worden meegedeeld aan de ZAS-hoofdonderzoeker.

Als ZAS als lokale ethische commissie optreedt, zal ook de leidende ethische commissie op de hoogte gebracht worden van het advies. Als ZAS als centrale ethische commissie optreedt, zullen ook de eventuele lokale ethische commissies op de hoogte gebracht worden van het advies.

In het geval van een master- of bachelorproef zullen de student, de betrokken ZAS-begeleider en masterproeven@zas.be het advies ontvangen.

Alle documenten die aan de Commissie Medische Ethiek (CME) bezorgd worden, verstuur je digitaal. Onderstaande voorwaarden gelden voor alle indieningsdossiers:

• Elk document moet in een individuele Word of PDF-file bezorgd worden.
• De documenten dienen een correcte naam en bijhorende versienummer te hebben.
• Alle documenten dienen in één mail bezorgd te worden.
• De documentnaam mag enkel letters, cijfers en – bevatten. Er mogen geen speciale tekens gebruikt worden.
• Op alle documenten moeten paginanummers voorzien worden.

De digitale indiening kan gebeuren via Eudralink of e-mail op gza.ec@zas.be.

Na ontvangst van het indieningsdossier kijkt de CME het ingezonden dossier na op volledigheid. Indien de studie ontvankelijk verklaard wordt, krijgt de onderzoeker een bevestiging via e-mail. Indien het dossier onvolledig blijkt, wordt dit zo snel mogelijk teruggekoppeld aan de onderzoeker.

Op de vergadering van de CME worden studies besproken die ten laatste 7 werkdagen voordien ingediend werden. Het is belangrijk om een dossier volledig in te dienen. De checklist die telkens vooraan het aanvraagformulier beschikbaar is, dient als leidraad om het dossier correct samen te stellen. Gelieve ervoor te zorgen dat alle documenten uit de checklist aanwezig zijn alvorens het dossier in te dienen.

Onvolledige indieningsdossiers en studies die na de deadline toegestuurd worden, zullen verdaagd worden naar de volgende vergadering.

De vergader- en indieningsdata zijn terug te vinden bij Vergadermodaliteiten.

De bijdragen voor de Ethische Commissie zijn wettelijk bepaald volgens het KB van 15 juli 2004 en worden jaarlijks geïndexeerd.

Gelieve bij een commerciële studie de volgende gegevens aan de Commissie Medische Ethiek (CME) te bezorgen:

• Facturatie-adres (bij voorkeur een adres in België)
• Naam contactpersoon
• PO-nummer (Purchase Order), indien van toepassing
• Btw-nummer

Bovenstaande gegevens kunnen in het aanvraagformulier aangevuld worden. De financiële dienst van de ZAS-campus(sen) zal op basis van de doorgegeven details in het aanvraagformulier een factuur opmaken. Betaling kan enkel na ontvangst van deze factuur.

Substantiële amendementen

Wanneer de CME bevoegd is voor het enkel advies (bij een monocentrische of multicentrische studie), moeten substantiële amendementen voor advies worden voorgelegd. De CME bezorgt haar advies aan de hoofdonderzoeker. Indien het een multicentrische studie betreft, worden ook de lokale commissies medische ethiek geïnformeerd over het advies. (art. 19 §1 Wet van 7 mei 2004 )

Een amendement kan slechts goedgekeurd worden indien:

• De CME reeds een gunstig advies formuleerde over het initiële protocol.
• Een jaarlijks vorderingsrapport werd ingediend (vanaf datum goedkeuring CME). Indien de studie niet binnen het jaar beëindigd is, vereist ICH-GCP namelijk dat een jaarlijks vorderingsrapport wordt bezorgd aan CME. Download het template voor dit rapport.

Er zijn twee soorten amendementen die kunnen worden ingediend, nl. inhoudelijk substantiële elementen (wijzigingen in ICF of protocol) en deelname van bijkomende centra aan een eerder goedgekeurd onderzoek. De vraag om toevoeging van bijkomende centra dient te worden gesteld door de onderzoeker of de opdrachtgever. Een toevoeging van site kan ten vroegste 3 maanden na de initiële goedkeuring ingediend worden.

Hou er ook rekening mee dat alle centra die aan een bepaalde studie deelnemen over identieke, finaal goedgekeurde (versies van) documenten moeten beschikken.

De CME vraagt de PI om steeds de meest recente documenten aan de commissie te bezorgen.

Welke documenten dien je in?

Om een geldige aanvraag voor een substantieel amendement in te dienen, moeten onderstaande documenten verplicht aanwezig zijn in het indieningsdossier:

• Begeleidend schrijven: Deze begeleidende brief vormt een essentieel onderdeel van de indiening van een amendement en moet een korte beschrijving van de wijzigingen/reden van het amendement bevatten.
• Substantial Amendment Notification Form: Indien de initiële studie een EudraCT-nummer heeft, moet het Substantial Amendment Notification Form ingevuld en toegevoegd worden.
• Gewijzigde documenten: In de documenten waarin wijzigingen voorkomen (vb. protocol, ICF, Investigator’s Brochure, …) moet de aanduiding van deze wijzigingen duidelijk gebeuren door middel van track changes of highlight. Gewijzigde documenten moeten voorzien worden van nieuw versienummer en nieuwe versiedatum.
• Facturatiegegevens: Betalingsgegevens op basis waarvan de factuur opgemaakt zal worden (indien van toepassing). We verwijzen hiervoor ook naar onze richtlijnen bij Betaling.

Hoe dien je in?

Uitsluitend elektronische indiening via Eudralink of e-mail op ec@gza.be. We verwijzen hiervoor ook naar onze richtlijnen Hoe indienen.

Niet-substantiële amendementen

Niet-substantiële amendementen worden ingediend ter notificatie en niet ter goedkeuring. Deze moeten wel worden ingediend met het volgend substantieel amendement.

Voorbeelden:

• vertaling van het reeds ingediend document
• kleine verduidelijkingen in het protocol
• correctie van tikfouten
• verandering in de documentatie die het onderzoeksteam gebruikt voor het vastleggen van de onderzoeksgegevens (bv. Casusformulier of gegevensverzamelformulier)

Afhankelijk van het type onderzoek kunnen tijdens het onderzoek ongewenste voorvallen zoals SAE’s, SUSAR’s en SADE’s plaatsvinden. Op deze pagina staan de definities van SAE’s, SUSAR’s en SADE’s.

Daarnaast kunnen protocol violations/deviatons plaatsvinden. Wanneer de veiligheid van patiënten door een dergelijke protocol violation/deviation (mogelijks) in het gevaar kwam/komt, dient dit onmiddellijk gemeld te worden aan het CME.

Zo de veiligheid van de patiënt niet (mogelijks) in het gevaar komt, volstaat het om deze protocol violations/deviations op te nemen in het jaarlijks veiligheidsrapport of voortgangsrapport.

SAE

SAE is de afkorting van Serious Adverse Event. Dit betekent een ernstig ongewenst voorval (art. 2, 10° Wet van 7 mei 2004). Een SAE is een ongewenst medisch voorval bij een patiënt of proefpersoon dat niet noodzakelijk een oorzakelijk verband heeft met de behandeling en dat:

• dodelijk is, en/of
• levensgevaar oplevert voor de proefpersoon, en/of
• opname in een ziekenhuis of verlenging van de opname noodzakelijk maakt, en/of
• blijvende of significante invaliditeit of arbeidsongeschiktheid veroorzaakt, en/of
• zich uit in een aangeboren afwijking of misvorming, en/of
• zich, naar het oordeel van degene die het wetenschappelijk onderzoek uitvoert, zou hebben kunnen ontwikkelen tot een ernstig ongewenst voorval, maar waarbij dit ernstig ongewenst voorval zich als gevolg van ingrijpen niet heeft verwezenlijkt.
   

De onderzoeker rapporteert schriftelijk alle SAE’s onmiddellijk aan de opdrachtgever. (art. 28 §1 Wet van 7 mei 2004)

SAR/SUSAR

Als in een geneesmiddelenonderzoek een SAE bij een proefpersoon optreedt, kan er sprake zijn van een SAR of een SUSAR. SAR is de afkorting van Serious Adverse Reaction, dit betekent een ernstige bijwerking. SUSAR is de afkorting van Suspected Unexpected Serious Adverse Reaction, zijnde elke verdachte en onverwachte ernstige bijwerking met betrekking tot een geneesmiddel voor onderzoek. (Omzendbrief nr. 586 FAGG)

Er is sprake van een ernstige bijwerking (SAR) als er een zekere mate van waarschijnlijkheid is dat het ernstig ongewenste voorval (SAE) een schadelijke en niet-gewenste reactie is op het onderzoeksgeneesmiddel, ongeacht de toegediende dosis. (art. 2, 10° Wet van 7 mei 2004)

Als de ernstige bijwerking (SAR) onverwacht is spreekt men van een vermoeden van een onverwachte ernstige bijwerking (SUSAR). ’Onverwacht’ wil in dit geval zeggen dat de aard en de ernst (severity) van de ernstige bijwerking niet overeenkomen met de referentie veiligheidsinformatie (RSI - reference safety information) zoals deze is opgenomen in de SPC-tekst of Investigator's Brochure.

Een SUSAR die fataal of levensbedreigend is, dient de opdrachtgever te melden aan het CME uiterlijk binnen de 7 kalenderdagen nadat hij van het geval kennis heeft gekregen. Alle relevante bijkomende informatie moet de opdrachtgever binnen bijkomende 8 kalenderdagen melden. Alle andere SUSAR’s moeten gemeld worden binnen de 15 kalenderdagen (art. 28, §1 Wet van 7 mei 2004) Een bijkomende zesmaandelijkse opsomming van alle SUSAR’s is bijgevolg niet nodig. Tevens is het formaat van de indiening naar het bevoegd comité niet vastgelegd.

Naast het CME dient de opdrachtgever tevens de andere onderzoekers te informeren. Die informatie dient beknopt en praktisch bruikbaar te zijn. Deze zal bestaan uit overzichtslijsten van SUSAR’s vergezeld van een beknopte samenvatting van de evolutie van het veiligheidsprofiel. De opdrachtgever bepaalt de periodiciteit van deze overzichtslijsten in functie van de klinische ontwikkeling en het volume SUSAR’s. (Omzendbrief nr. 586 FAGG)

SADE

Als in een onderzoek met een medisch hulpmiddel een SAE bij een proefpersoon optreedt, kan er sprake zijn van een SADE. SADE is de afkorting van Serious Adverse Device Effect. In het Nederlands betekent dit een ernstige bijwerking van een medisch hulpmiddel.

De opdrachtgever rapporteert inzake SADE’s volgende zaken:

• elk ernstig ongewenst voorval dat een oorzakelijk verband heeft met het hulpmiddel voor onderzoek of waar dergelijk verband redelijkerwijs mogelijk is.
• elk gebrek van het hulpmiddel dat had kunnen leiden tot een ernstig ongewenst voorval  als geen passende actie werd ondernomen
• alle nieuwe bevindingen in verband met de twee hierboven vernoemde voorvallen
   

De termijn voor de rapportage houdt rekening met de ernst van het voorval.

(Art. 80 Medical Device Regulation van 5 april 2017)

DSUR

Development Safety Update Report.

Eenmaal per jaar verstrekt de opdrachtgever aan het EC en het FAGG een lijst van alle vermoedens van ernstige bijwerkingen die zich in die periode hebben voorgedaan evenals een rapport betreffende de veiligheid van de deelnemers. (art. 28 §2 Wet van 7 mei 2004)

Het hoofddoel van een DSUR is om de veiligheid van het onderzoek te controleren en te evalueren zodat deelnemer zo veel mogelijk beschermd wordt.

Naast de rapportering van de vermoedelijke onverwachte ernstige bijwerkingen (DSUR) moet men tevens alle onverwachte voorvallen die de veiligheid van de deelnemers in gevaar zouden kunnen brengen, melden aan het centraal EC en FAGG. In sommige gevallen moet men eerst een aanvraag tot amendement indienen alvorens het onderzoek terug op te starten.

Indien een studie langer dan een jaar duurt (vanaf datum goedkeuring CME), vereist ICH-GCP dat een jaarlijks veiligheidsrapport of voortgangsrapport wordt opgesteld in DSUR-formaat en jaarlijks ter rapportering voorgelegd aan het FAGG en het EC bevoegd voor het enkel advies.

Er is een template beschikbaar die gebruikt kan worden voor het opstellen van het veiligheidsrapport.

Stel je zelf een veiligheidsrapport samen, dan moet het document minstens volgende gegevens bevatten:

Het aantal patiënten dat

• Gescreend werd
• Gerandomiseerd werd
• Vroegtijdig gestopt is met de studiemedicatie/ dat vroegtijdig de studie heeft verlaten
• Overleden is
• De studie beëindigd heeft
• In follow-up is

Een lijst van

• Alle ingediende amendementen en notificaties gedurende dit jaar
• SAE, SAR en SUSAR
• Protocol violations/deviations
   

Datum van indienen van een update van het verzekeringscertificaat met vermelding van de vervaldatum van dit certificaat.
Einddatum van inclusie, indien van toepassing
Voorziene einddatum van de studie

Hoe dien je het rapport in?

Uitsluitend elektronische indiening via Eudralink of e-mail op gza.ec@zas.be. We verwijzen hiervoor ook naar onze richtlijnen Hoe indienen.

Bij het afsluiten van een studie wordt een begeleidend schrijven opgemaakt met volgende informatie:

• afsluiten van inclusie van proefpersonen (op lokaal niveau of in alle deelnemende centra), laatste bezoek van laatste patiënt (op lokaal niveau of in alle deelnemende centra), enz…
• duidelijke vermelding van welk onderzoekscentrum sluit
• of het onderzoek al dan niet vroegtijdig wordt afgesloten (met opgave van reden indien vroegtijdig)

Gelieve ons binnen het jaar na het stopzetten van de studie, een Clinical Study Report met hierin een samenvatting van de resultaten aan de CME te bezorgen.

Hoe indienen?

Uitsluitend elektronische indiening via Eudralink, e-mail of CD-rom. We verwijzen hiervoor ook richtlijnen Hoe indienen.

Voor niet-geautoriseerde geneesmiddelen kan dit gedaan worden uit mededogen (“compassionate use”) voor een groep patiënten met een chronische of ernstig invaliderende ziekte of van wie de ziekte kan worden beschouwd als levensbedreigend en die niet voldoende kunnen worden behandeld door een reeds toegelaten geneesmiddel. Het betreffende geneesmiddel moet ofwel het voorwerp uitmaken van een aanvraag voor een vergunning voor het in de handel brengen via de gecentraliseerde procedure (cfr. artikel 6 van Verordening 726/2004) of klinische proeven moeten ondergaan voor de gerelateerde indicatie.

Voor producten die in België zijn toegelaten, kan dit worden gedaan in gevallen waarin een patiënt een chronische ziekte heeft, een ziekte met een ernstige impact of een levensbedreigende ziekte waarvoor niet bevredigend kan worden behandeld een product dat voor deze indicatie is toegelaten (en in de handel verkrijgbaar) in België (“medical need”) programma's nodig hebben ”). Aanvullende voorwaarden zijn:

• een verzoek om autorisatie voor de indicatie in kwestie moet in behandeling zijn
• of de indicatie is reeds goedgekeurd, maar het product is nog niet in de handel verkrijgbaar
• of er zijn klinische onderzoeken gaande voor deze indicatie of klinische onderzoeken hebben de relevantie bewezen van het gebruik van het geneesmiddel bij de beoogde indicatie.

Per programma kan slechts één indicatie worden goedgekeurd.

In beide gevallen geeft de CME een advies nadat het verzoek is ingediend bij het FAGG.

Uitsluitend elektronische indiening via Eudralink of e-mail op gza.ec@zas.be. We verwijzen hiervoor ook naar onze richtlijnen 'Studiedossier indienen'. 

De ethische commissie speelt hier een belangrijke rol aangezien het voor elk gebruik van menselijk lichaamsmateriaal voor wetenschappelijk onderzoek een positief advies moet verlenen. Het gunstige advies is niet vereist indien het gebruik binnen de doelstellingen van de biobank valt en in het geval dat over deze doelstellingen reeds een gunstig advies is verstrekt.

De wetgever heeft echter niet gespecifieerd waarop dit advies betrekking moet hebben en heeft dit overgelaten aan de ethische commissie zelf. Enkel inzake het secundair gebruik van menselijk lichaamsmateriaal stelt de wetgever een aantal minimumvoorwaarden aan het advies. Het EC bespreekt eerst of het secundair gebruik nuttig en maatschappelijk relevant is. Nadien wordt nagegaan of de (secundaire) toestemming van de donor volstaat om dit secundaire gebruik te verantwoorden. Deze toestemming dient voldoende specifiek te zijn en de informatie die aan de donor wordt verstrekt, moet voldoende zijn om te kunnen spreken van een “informed consent”. (art. 21  Wet op Menselijk Lichaamsmateriaal van 19 december 2008)

De ethische commissie beoordeelt in beginsel zowel de opportuniteit van het te verrichten onderzoek als de bescherming van de rechten van de donor.