Wanneer je solliciteert bij ZAS, zal je een bepaald proces doorlopen. Voor dit sollicitatieproces is het nodig dat wij bepaalde persoonsgegevens van jou verwerken. De gegevensverzameling gebeurt via de gegevens die de sollicitant meedeelt op de website of via persoonlijke contacten en/of e-mail met de sollicitant.
Via deze privacyverklaring willen wij je informeren over de persoonsgegevens die ZAS verzamelt, waarom ZAS jouw gegevens verzamelt en wat er met jouw gegevens gebeurt. ZAS vzw treedt hierbij op als verantwoordelijke voor de verwerking.
1 Welke persoonsgegevens verwerken we?
Persoonsgegevens die je verstrekt:
- Identificatiegegevens: naam, voornaam, geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit, geslacht, geboorteplaats , pasfoto, RIZIV-nummer,...;
- Contactgegevens: adres, telefoonnummer en e-mailadres;
- Gegevens die toelaten te beoordelen of jouw kandidatuur in aanmerking komt voor een bepaalde functie: diploma’s, gevolgde opleidingen, erkenningen, bewijs van goed gedrag en zeden wanneer wettelijk verplicht, visum, voorwaarden voor het uitoefenen van het beroep van gezondheidszorgbeoefenaar, talenkennis, stages, professionele ervaring (jobtitel, bedrijfsnaam, belangrijkste taken en verantwoordelijkheden);
- CV en motivatiebrief;
- Indien aanvullende persoonsgegevens door jou worden verstrekt, geef je (door deze actieve handeling) toestemming aan ZAS om ook deze gegevens te bewaren en/of te verwerken in het kader van de sollicitatieprocedure.
In een latere fase kunnen hieraan resultaten van testen en/of assessments waaraan je hebt deelgenomen, worden toegevoegd.
2 Waarom verwerken wij je persoonsgegevens?
ZAS verwerkt de persoonsgegevens die je verstrekt uitsluitend in het kader van de sollicitatieprocedure en om een wervingsreserve aan te leggen. Door te solliciteren voor een vacature bij ZAS, ga je ermee akkoord dat jouw persoonsgegevens worden verwerkt door ZAS en dat deze persoonsgegevens worden opgenomen in de sollicitatiedatabank van ZAS. De rechtsgrond voor de verwerking is aldus uw toestemming.
In de eerste plaats bewaren we bepaalde persoonsgegevens om met jou in contact te kunnen komen in het kader van een gesprek dat heeft plaatsgevonden of nog zal plaatsvinden.
In de tweede plaats verzamelen we jouw persoonsgegevens om correct te kunnen oordelen of je over de nodige vaardigheden en kennis beschikt om de functie uit te oefenen waarvoor je solliciteert. Om hier een correct beeld van te schetsen kunnen wij jou vragen om bepaalde documenten voor te leggen of testen (persoonlijkheidstesten, vaardigheidstesten, gedragsassements) af te leggen.
3 Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?
ZAS bewaart je gegevens gedurende een periode die noodzakelijk is in het kader van het behandelen van uw sollicitatie.
Onze bewaartermijnen in het kader van een sollicitatie zijn:
- Spontane sollicitatie: 2 jaar na ontvangst van je motivatiebrief en CV
- Gerichte sollicitatie: 2 jaar na beëindiging van de selectieprocedure
Wanneer de selectieprocedure leidt tot een arbeidsovereenkomst, worden de gegevens van je sollicitatie- en selectieprocedure opgenomen in uw personeelsdossier.
4 Met wie delen we je persoonsgegevens?
ZAS doet een beroep op CVWarehouse als externe dienstverleners voor de publicatie van de vacatures, voor het beheer van de kandidaturen en eventueel om een onderzoek van kandidaten via een assessment / development center uit te voeren.
Externe dienstverleners hebben enkel toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren, en zij hebben zich contractueel verbonden om deze gegevens veilig en vertrouwelijk te verwerken en enkel te gebruiken in het kader van hun opdracht.
5 Wat zijn je rechten?
Je hebt recht op inzage, kopie en verbetering van je gegevens. Je kan je gegevens laten verwijderen wanneer ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden.
Daarvoor dien je een duidelijk verzoek te richten waarin je aangeeft wat je wenst te weten, verbeteren of verwijderen. In geval van verwijdering wordt jouw lopende sollicitatieprocedure stopgezet.
Indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je ons verzoeken om deze verwerking te stoppen. Ook dan wordt je lopende sollicitatieprocedure stopgezet.
Ook kan je de door jou verstrekte gegevens door ons laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht rechtstreeks aan een andere partij.
6 Waar kan je terecht met je vragen of klachten?
Voor de uitoefening van je rechten of indien je nog vragen hebt over de wijze waarop ZAS als verwerkingsverantwoordelijke jouw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt voor je sollicitatie, kan je terecht bij HR via een mail naar gza.jobsite@zas.be of bij de DPO via een mail naar dpo@zas.be.
Indien je na contactname met de DPO van mening bent dat de bepalingen van deze privacyverklaring niet worden nageleefd of andere redenen tot klagen heeft omtrent de bescherming van jouw persoonlijke levenssfeer, kan je je rechtstreeks wenden tot de Gegevensbeschermingautoriteit. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.