We hebben daarbij bijzondere aandacht voor de bescherming van je persoonlijke levenssfeer. In de eerste plaats willen we je zo goed mogelijk inlichten waarvoor we jouw persoonsgegevens gebruiken en welke rechten je kan uitoefenen.
Basisprincipes
- De gegevens die we van patiënten verzamelen, zijn bedoeld om kwaliteitsvolle zorg- en dienstverlening aan te bieden. We zullen telkens duidelijk en transparant toelichten waarvoor we de persoonsgegevens aanwenden.
- We bewaren alleen die gegevens die we nodig hebben om onze dienstverlening mogelijk te maken.
- We streven ernaar jouw gegevens nauwkeurig en correct te verwerken.
- We bewaken de bewaartermijn van jouw gegevens, zodat we ze niet langer dan noodzakelijk bewaren.
- ZAS neemt maatregelen zodat jouw gegevens beschermd worden tegen toegang voor onbevoegden, verlies of vernietiging.
- Onze verantwoordelijkheid over jouw persoonsgegevens dragen we uit naar iedereen die ermee in aanraking komt.
ZAS is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens.
Wens je meer uitleg over de verwerking van je persoonsgegevens door ZAS? Gebruik dan ons contactformulier of spreek de functionaris voor de gegevensbescherming rechtstreeks aan via zna.dpo@zas.be en gza.dpo@zas.be.
Ook wanneer je vindt dat ZAS jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens niet of niet op juiste wijze respecteert, kan je steeds terecht bij de functionaris voor de gegevensbescherming die het ziekenhuis aanspreekt om de klacht te behandelen en desgevallend de nodige maatregelen te treffen. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
Wettelijke beperkingen van jouw rechten
Elke patiënt van wie ZAS gegevens verwerkt, heeft per definitie rechten die ervoor zorgen dat je
- deze gegevens kan inkijken,
- een kopij ervan kan ontvangen,
- een vraag tot verbetering van deze gegevens kan stellen enz.
Die rechten kunnen beperkt worden door specifieke regelgeving die op de verwerking van toepassing is, zoals de patiëntenrechten. Daarom zal ZAS bij elke vraag om een recht uit te oefenen eerst het wettelijk kader aftoetsen. Indien we volgens die rechten jouw gevraagd recht, bijvoorbeeld het recht op inzage niet (zomaar) kunnen uitvoeren, laten we je dit gemotiveerd weten.
Hoe gaan we om met jouw persoonsgegevens?
In onze patiëntenzorg
Ziekenhuismedewerkers kunnen alle informatie over hun patiënt terugvinden op 1 plaats: in ons elektronisch patiëntendossier. Daar verzamelen en verwerken we de persoonsgegevens van onze patiënten. Jouw privacy en de bescherming van je persoonsgegevens vinden we daarbij heel belangrijk. Lees meer
In onze patiëntenadministratie
Ondersteunend aan het zorgproces verwerken we jouw persoonsgegevens in onze administratieve processen. Dit omvat onder meer identificatie, facturatie, terugbetalingen van mutualiteiten en aangiften aan de overheid. Voor wat betreft de facturatie publiceren we deze gegevens op het ZAS-platform, waar enkel jij ze ter inzage en kopij kan raadplegen.
Volgende categorieën van gegevens worden bewaard voor de patiëntenadministratie:
- Identificatiegegevens
- Nationaal identificatienummer zoals het Rijksregisternummer
- Mutualiteits- en verzekeringsgegevens
- Gegevens over de verstrekte gezondheidsdiensten
- Sociale gegevens
- Evt. gegevens over een bewindvoerder, familieleden
- Financiële gegevens
ZAS verzamelt deze gegevens om haar administratieve verplichtingen uit te voeren, zoals het aanrekenen van de prestaties die zijn verleend door ZAS. De gegevens worden verzameld en bewaard op grond van je behandelrelatie met ZAS, omdat we wettelijk verplicht zijn om bepaalde gegevens met het oog op facturatie te registreren en omdat dit noodzakelijk is voor de bescherming van ons gerechtvaardigd belang (het bewaken van de financiële gezondheid van ZAS). Gegevens over je gezondheid worden daarbij bewaard omdat dit noodzakelijk is voor het beheer van de gezondheidsdiensten en een correcte aanrekening van de prestaties.
Deze gegevens worden in principe enkel gedeeld met sociale zekerheidsinstanties, met je mutualiteit en/of eventueel je hospitalisatieverzekering of andere aanvullende verzekeringen.
In geval van wanbetaling, worden bepaalde gegevens ook gedeeld met een advocaat en/of gerechtsdeurwaarder voor de gerechtelijke invordering van de factuur.
In het kader van patiëntenadministratie en om toe te laten dat je als patiënt facturen kan opvragen in het kader van rechtsvorderingen, worden de gegevens gedurende 20 jaar bewaard. De gegevens worden definitief verwijderd uiterlijk het jaar nadat deze termijn is verlopen.
Recht op beperking
Indien je de juistheid van de persoonsgegevens betwist, heb je het recht om te vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen gedurende de periode die ZAS nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren. Indien blijkt dat de persoonsgegevens inderdaad incorrect zijn, worden ze aangepast en stellen we je hiervan op de hoogte.
Recht op inzage en een kopie
Je hebt het recht om in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving te weten welke persoonsgegevens we van jou hebben, wat we hier precies mee doen en waarom we dit doen. Je hebt ook het recht om van deze informatie een gratis kopie te krijgen.
Facturen kan je raadplegen door contact op te nemen:
voor de campussen ZAS Augustinus, ZAS Sint-Jozef, ZAS Vincentius
Dienst Patiëntenbeheer
patientenbeheer@zas.be
03 283 13 13
Bereikbaar op werkdagen van 8 tot 16 uur
voor ZAS Erasmus, ZAS Hoge Beuken, ZAS Joostens, ZAS Middelheim, ZAS Palfijn, ZAS Paola (Kinderziekenhuis), ZAS Harmonie (Psychiatrisch Verzorgingstehuis), ZAS Stuivenberg (Psychiatrisch Ziekenhuis), ZAS UKJA (Universitaire Kinder- en Jeugdpsychiatrie Antwerpen)
Dienst Facturatie
facturatiedienst@zas.be
03 270 80 60
Bereikbaar op werkdagen van 8 tot 16 uur
Recht op aanpassing van gegevens
Wanneer je van oordeel bent dat bepaalde persoonsgegevens van jou onjuist of niet volledig zijn, heb je het recht om ons dit te melden. In het geval we vaststellen dat het effectief over een onjuist (bv. administratief) of onvolledig persoonsgegeven gaat, passen wij dit aan en zorgen wij er in principe ook voor dat anderen met wie je gegevens worden gedeeld, daarvan op de hoogte worden gebracht.
In onze patiëntenregistratie
ZAS registreert gezondheidsgegevens en verblijfsgegevens van patiënten voor interne door de overheid opgelegde doeleinden, evenals voor interne onderzoeks- en beleidsdoeleinden zoals kwaliteitsbeheer of medical audit.
Om het beleid en de zorg binnen ZAS te kunnen evalueren, verwerken we volgende gegevens:
- Identificatiegegevens
- Persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, burgerlijke staat, …)
- Gegevens over je gezondheid (waaronder medische- en verblijfsgegevens)
- Psychiatrische gegevens
- Gegevens met betrekking tot de geleverde zorg
Deze gegevens worden verwerkt met als doel de zorg en het beheer van ZAS te evalueren, om op die manier de kwaliteit van de zorg, het beleid en het beheer van ZAS in stand te houden.
Veel van de gegevens zijn reeds aanwezig in je patiëntendossier naar aanleiding van de zorg die je in ZAS hebt gekregen (zie patiëntenzorg). Die gegevens worden dan nadien gebruikt voor statistische doeleinden, om de kwaliteit van zorg in en het beleid van ZAS te evalueren en indien nodig bij te sturen. Andere, nieuwe gegevens worden verzameld en verwerkt omdat het noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke plicht voor ZAS om deze registratie te verrichten of omdat het noodzakelijk is ter bescherming van het gerechtvaardigd belang van ZAS (beheer van ZAS).
Deze gegevens worden gedeeld met:
- Sociale zekerheidsinstanties
- Overheidsdiensten
Indien er persoonsgegevens worden gedeeld met anderen, gebeurt dit in de regel op ‘gepseudonimiseerde wijze’, wat betekent dat je directe identificatiegegevens (zoals jouw naam) niet mee worden vermeld maar worden vervangen door een identificatiecode. Hierdoor kan diegene die de gegevens ontvangt, deze niet (meteen) aan jou linken.
Deze gegevens worden bewaard gedurende de periode die nodig is om de doeleinden van de patiëntenregistratie te bereiken.
Recht op beperking
Indien je de juistheid van de persoonsgegevens betwist, heb je het recht om te vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen gedurende de periode die ZAS nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren. Indien blijkt dat de persoonsgegevens inderdaad incorrect zijn, worden ze aangepast en stellen we je hiervan op de hoogte.
Recht op inzage en een kopie
Je hebt het recht om in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving te weten welke persoonsgegevens we van jou hebben, wat we hier precies mee doen en waarom we dit doen. Je hebt ook het recht om van deze informatie een gratis kopie te krijgen.
Recht op aanpassing van gegevens
Wanneer je van oordeel bent dat bepaalde persoonsgegevens van jou onjuist of niet volledig zijn, heb je het recht om ons dit te melden. In het geval we vaststellen dat het effectief over een onjuist (bv. administratief) of onvolledig persoonsgegeven gaat, passen wij dit aan en zorgen wij er in principe ook voor dat anderen met wie je gegevens worden gedeeld, daarvan op de hoogte worden gebracht.
In ons afsprakenbeheer
Om het beheer van afspraken binnen ZAS vlotter te laten verlopen kunt u als patiënt via Mijn ZAS een afspraak maken. Via Mijn ZAS wordt de bereikbaarheid van het ziekenhuis verhoogd en kan je makkelijker je afspraken maken, raadplegen en indien nodig annuleren.
Voor het beheren van je afspraken bewaart ZAS volgende categorieën van gegevens:
- Identificatiegegevens
- Rijksregisternummer
- Logingegevens
- Gegevens die de concrete medische afdeling en het type van afspraak of ingreep omschrijven. (Hier worden geen gegevens uit je patiëntendossier verwerkt
- Datum en tijd van de gemaakte afspraak)
- Contactgegevens met het oog op bevestiging van de afspraak
Deze gegevens worden in de eerste plaats opgevraagd om zeker te zijn dat we met de juiste patiënt te maken hebben. Verder dient de gevraagde info er voor dat we aan jouw persoonlijke voorkeur kunnen voldoen in het kader van gewenste uur en een specifieke arts. Op deze manier proberen we de behandeling te laten verlopen naar jouw wens.
Enkel de arts met wie je een afspraak hebt en de personen die Mijn ZAS onderhouden en beheren hebben toegang tot de beschreven persoonsgegevens.
De arts die je behandelde noteert ook in jouw patiëntendossier wanneer de consultatie heeft plaatsgevonden.
Recht op inzage en op een kopie
Je hebt het recht om in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving te weten welke persoonsgegevens we van jou hebben, wat we hier precies mee doen en waarom we dit doen. Je hebt ook het recht om van deze informatie een gratis kopie te krijgen.
Recht op aanpassing van gegevens
Wanneer je merkt dat je contactgegevens niet juist of niet volledig zijn, heb je het recht om dit door ons te laten aanpassen. De Mijn ZAS-website toepassing maakt ook mogelijk dat je jouw contactgegevens kan aanpassen indien nodig of gewenst.
Bij een aanpassing zorgen wij er ook voor dat anderen met wie jouw gegevens worden gedeeld daarvan op de hoogte worden gebracht zodat ook zij over de correcte contactgegevens beschikken.
Recht op beperking
Indien je de juistheid van de persoonsgegevens betwist, heb je het recht om te vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen gedurende de periode die ZAS nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren. Indien blijkt dat de persoonsgegevens inderdaad incorrect zijn worden ze aangepast en stellen we je hiervan op de hoogte.
Deze rechten zijn van toepassing tenzij een wettelijke beperking van toepassing is.
In onze sociale dienstverlening
De sociale dienst van het ziekenhuis begeleidt patiënten, bijvoorbeeld bij het ontslag uit het ziekenhuis (bv. informatie over en hulp bij het aanvragen van thuiszorgdiensten, opname in een woonzorgcentrum of revalidatiecentrum, …) en biedt informatie over financieel-administratieve aangelegenheden (bv. hulp bij aanvragen, attesten of formulieren voor verhoogde tussenkomsten, uitkeringen, enz.). De sociale dienst verleent ook psychosociale ondersteuning. Om deze diensten mogelijk te maken verwerken we persoonsgegevens.
De sociale dienst van ZAS bewaart volgende categorieën van gegevens:
- Identificatiegegevens
- Rijksregisternummer / identificatienummer sociale zekerheid
- Gegevens over de mutualiteit en verzekerbaarheid
- Gezondheidsgegevens
- Gegevens met betrekking tot de zorg
- Sociale gegevens zoals woonsituatie en familiale situatie
- Financiële gegevens
- Familieleden/vertrouwenspersonen
- Gegevens over opleiding en beroep
- Gegevens over je spreektaal
- Gerechtelijke gegevens
De sociale dienst van ZAS verzamelt deze gegevens enkel voor zover dit noodzakelijk is in het kader van de sociale dienstverlening specifiek aan jou als patiënt.
De sociale dienst van ZAS verzamelt deze gegevens om je adequate sociale zorg te kunnen verlenen.
De gegevens worden verzameld en bewaard op grond van de behandelrelatie die er tussen jou en het ziekenhuis bestaat (een overeenkomst) of op grond van je uitdrukkelijke toestemming met die bewaring en verzameling. Gegevens over je gezondheid en gerechtelijke gegevens worden specifiek bewaard omdat dit noodzakelijk is om aan jou sociale diensten te kunnen verlenen.
De sociale dienst staat in contact met verschillende externe zorg- en hulpverleners, precies om de sociale dienstverlening mogelijk te maken. Enkel wanneer dit noodzakelijk is om jou adequate sociale zorg te kunnen bieden, worden je gegevens gedeeld met één van volgende actoren:
- Externe zorg- en/of hulpverlener(s): bv. huisarts, thuisverpleegkundige, woonzorgcentrum, revalidatiecentrum,...
- Mantelzorgers
- Overheidsdiensten, zoals het OCMW of de FOD Sociale Zekerheid voor bv. uitkeringen, aanvragen voor verhoogde tussenkomst
- Mutualiteit
- Diensten voor levenseinde
Bepaalde gegevens worden mee opgeslagen in je patiëntendossier, zodat die gegevens, zoals je patiëntendossier, 30 jaar worden bewaard.
Andere gegevens worden bewaard zo lang als nodig om je adequate sociale zorg te verlenen.
Recht op beperking
Indien je de juistheid van de persoonsgegevens betwist, heb je het recht om te vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen gedurende de periode die GZA nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren. Indien blijkt dat de persoonsgegevens inderdaad incorrect zijn, worden ze aangepast en stellen we je hiervan op de hoogte.
Recht op inzage en een kopie
Je hebt het recht om in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving te weten welke persoonsgegevens we van jou hebben, wat we hier precies mee doen en waarom we dit doen. Je hebt ook het recht om van deze informatie een gratis kopie te krijgen.
Recht op aanpassing van gegevens
Wanneer je van oordeel bent dat bepaalde persoonsgegevens van jou onjuist of niet volledig zijn, heb je het recht om ons dit te melden. In het geval we vaststellen dat het effectief over een onjuist (bv. administratief) of onvolledig persoonsgegeven gaat, passen wij dit aan en zorgen wij er in principe ook voor dat anderen met wie je gegevens worden gedeeld, daarvan op de hoogte worden gebracht.
In onze klachtenregistratie
Elke patiënt van ZAS heeft het recht om een klacht neer te leggen bij de ombudsdienst van ZAS. De ombudsdienst zal de klacht samen met de in het kader van de klacht verzamelde gegevens, waaronder persoonsgegevens, bijhouden in een klachtendossier. De ombudsdienst bewaakt de toegang tot het dossier. In bepaalde gevallen worden klachten ook behandeld door de juridische dienst van het ziekenhuis.
In het geval er in jouw specifiek dossier een klacht is, verzamelt ZAS – in functie van wat nodig is voor de behandeling van jouw klacht – volgende gegevens:
- Identificatiegegevens
- Gezondheidsgegevens
- Gegevens met betrekking tot de zorg
- Evt. financiële gegevens
- Evt. gegevens over familieleden
ZAS verzamelt deze gegevens om je klacht adequaat te kunnen opvolgen en behandelen.
De inrichting van onze ombudsdienst is een wettelijke verplichting wat wil zeggen dat ook het bewaren en verzamelen van uw gegevens in het kader van uw klacht onder die wettelijke verplichting valt. Je gegevens worden verzameld en bewaard op grond van de behandelrelatie die er tussen jou en het ziekenhuis bestaat, omdat de ombudsdienst daartoe wettelijk verplicht is, omdat het noodzakelijk is om ons gerechtvaardigd belang (rechten van verdediging) te beschermen of op grond van je uitdrukkelijke toestemming met die bewaring en verzameling. Gegevens over je gezondheid en gerechtelijke gegevens worden specifiek bewaard omdat dit noodzakelijk is om aan jou sociale diensten te kunnen verlenen of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Wanneer het noodzakelijk is voor een adequate behandeling van je klacht, is het mogelijk dat je gegevens worden gedeeld met een of meer van volgende actoren:
- De zorgverlener over wie de klacht gaat
- De hoofdarts van het ziekenhuis
- Een professioneel raadgever van ZAS (bv. advocaat,…)
- Een (beroepsaansprakelijkheids)verzekeraar en desgevallend haar raadsarts
De gegevens worden bewaard gedurende de periode die nodig is om de klacht te kunnen behandelen.
Recht op beperking
Indien je de juistheid van de persoonsgegevens betwist, heb je het recht om te vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen gedurende de periode die ZAS nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren. Indien blijkt dat de persoonsgegevens inderdaad incorrect zijn, worden ze aangepast en stellen we je hiervan op de hoogte.
Recht op inzage en een kopie
Je hebt het recht om in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving te weten welke persoonsgegevens we van jou hebben, wat we hier precies mee doen en waarom we dit doen. Je hebt ook het recht om van deze informatie een gratis kopie te krijgen.
Recht op aanpassing van gegevens
Wanneer je van oordeel bent dat bepaalde persoonsgegevens van jou onjuist of niet volledig zijn, heb je het recht om ons dit te melden. In het geval we vaststellen dat het effectief over een onjuist (bv. administratief) of onvolledig persoonsgegeven gaat, passen wij dit aan en zorgen wij er in principe ook voor dat anderen met wie je gegevens worden gedeeld, daarvan op de hoogte worden gebracht.
In ons wetenschappelijk onderzoek en klinische studies
ZAS neemt actief deel aan wetenschappelijk onderzoek en klinische studies om de kennis over bepaalde ziektes of behandelingen te verbeteren. We zijn hierbij transparant over welke gegevens we in het kader van onderzoek van u verwerken en passen de regelgeving rond het gebruik van persoonsgegevens in wetenschappelijk onderzoek strikt toe.
In het kader van wetenschappelijk onderzoek en klinische studies verzamelen we volgende gegevens over jou:
- Identificatiegegevens
- Rijksregisternummer
- Gezondheidsgegevens
- Genetische gegevens
- Biometrische gegevens
- Gegevens met betrekking tot de zorg;
We verzamelen deze gegevens met het oog op het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek en klinische studies, om op die manier nieuwe kennis te vergaren over een ziekte en/of behandeling.
Voor bepaalde onderzoeken gebruiken we enkel de gegevens die reeds beschikbaar zijn naar aanleiding van je behandeling in het ziekenhuis. Je gegevens werden in dat geval verzameld wegens patiëntenzorg [evt. link naar patiëntenzorg] en worden vervolgens verder gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek. In andere gevallen, zoals bijvoorbeeld klinische studies, hebben we voor de uitvoering van de studie meer informatie nodig dan wat er reeds in je patiëntendossier beschikbaar is. We verzamelen dan je gegevens op grond van je deelname aan de klinische studie, omdat het noodzakelijk is voor de bescherming van je vitaal belang of op grond van je toestemming. De verwerking van je gezondheidsgegevens gebeurt specifiek omdat het noodzakelijk is voor wetenschappelijk onderzoek of omdat het noodzakelijk is voor het verstrekken van zorg. Voor elke studie afzonderlijk specificeren we in dit geval het doeleinde van de studie in de documenten die aan de (kandidaat-)deelnemers worden bezorgd.
Deze gegevens (kunnen) worden gedeeld met:
- De arts(en)-onderzoeker en zijn/haar team;
- De opdrachtgever van de studie (bv. een farmaceutische firma). Deze ontvangt echter in principe enkel ‘gepseudonimiseerde gegevens’, wat wil zeggen dat de opdrachtgever je directe identificatiegegevens (zoals jouw naam) niet kent: je identiteit wordt vervangen door een identificatiecode in de studie. De overgedragen persoonlijke gegevens omvatten geen combinatie van elementen waarmee het mogelijk is jou te identificeren. De arts-onderzoeker en zijn team zullen gedurende de volledige klinische studie in principe de enige personen zijn die een verband kunnen leggen tussen de overgedragen gegevens en je medisch dossier;
- In het kader van een audit en controles is het mogelijk dat de (gecodeerde) medische gegevens worden ingekeken door het ethisch comité van het ziekenhuis, door een vertegenwoordiger van de opdrachtgever van de studie, door een extern auditbureau, door overheidsinstanties, …
Elk wetenschappelijk onderzoek of klinische studie specificeert in de formulieren waarin je je geïnformeerde toestemming geeft, de wijze waarop de gegevens worden verzameld en met wie ze desgevallend en op welke wijze worden gedeeld. De informatie die in de documenten van een specifieke studie wordt gegeven, primeert steeds op de hierboven vermelde algemene informatie.
Voor klinische proeven (met een geneesmiddel) is het volgens de wet verplicht om de documenten gedurende minstens 20 jaar na de voltooiing van de studie te bewaren. Diezelfde termijn wordt in ZAS ook gehanteerd voor de andere studies.
Recht op beperking
Indien je de juistheid van de persoonsgegevens betwist, heb je het recht om te vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen gedurende de periode die ZAS nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren. Indien blijkt dat de persoonsgegevens inderdaad incorrect zijn, worden ze aangepast en stellen we je hiervan op de hoogte.
Recht op inzage en een kopie
Je hebt het recht om in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving te weten welke persoonsgegevens we van jou hebben, wat we hier precies mee doen en waarom we dit doen. Je hebt ook het recht om van deze informatie een gratis kopie te krijgen.
Recht op aanpassing van gegevens
Wanneer je van oordeel bent dat bepaalde persoonsgegevens van jou onjuist of niet volledig zijn, heb je het recht om ons dit te melden. In het geval we vaststellen dat het effectief over een onjuist (bv. administratief) of onvolledig persoonsgegeven gaat, passen wij dit aan en zorgen wij er in principe ook voor dat anderen met wie je gegevens worden gedeeld, daarvan op de hoogte worden gebracht.